仙桃市档案馆馆藏档案查阅利用制度

第一章总　则

第一条为规范馆藏档案查阅利用工作，充分发挥档案信息资源作用，更好地为社会各界提供档案查阅利用服务，确保档案利用的安全管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国档案法实施条例》《国家档案馆档案开放办法》等法律法规，结合本馆工作实际，制定本制度。

第二条本制度适用于仙桃市档案馆向社会提供馆藏档案查阅利用工作。

第三条本制度所称档案查阅利用是指档案的阅览、复制和摘录。

第四条本制度所称利用者是指查阅利用本馆馆藏档案的单位和个人。

第五条本制度所称馆藏开放档案，是指本馆已按照法定权限经过法定程序审核并开放、无需限制利用的馆藏档案。其他均属馆藏未开放档案，本馆实行控制使用。

第二章馆藏开放档案的查阅利用

第六条中华人民共和国公民和组织，持有合法证明（本人有效身份证或工作证、单位介绍信等），可查阅利用本馆已开放档案。

外国人或者外国组织，持有合法证明（本人护照和本区或同级以上外事主管部门出具的介绍信），经本馆主要领导审批同意后，可查阅利用本馆已开放档案。国家另有规定的除外。

第三章馆藏未开放档案的查阅利用

第七条机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民，申请查阅利用馆藏未开放档案，持有合法证明（本人有效身份证或工作证、单位介绍信等），按照规定办理有关手续，经本馆审查同意后方可利用。

申请利用本单位形成（移交）的未开放档案，由本馆查询利用科负责人审批。申请利用其他单位形成（移交）的未开放档案，由本馆分管领导审批。必要时，本馆视档案内容的重要性、敏感性、发布范围、知识产权属性等，征求档案形成（移交）单位意见并按其意见办理；已征得档案形成（移交）单位同意的，可由本馆查询利用科负责人审批同意后利用。申请利用涉密档案，利用者须委托单位保密员办理，经本馆主要领导审批同意后利用。

档案形成（移交）单位已撤销或职能调整的，征求现承担其工作职能单位的利用意见；涉及单位合并、分立、撤销后归属不清的，须经本馆主要领导审批同意后利用。

第八条国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关因办案需要利用本馆未开放的不涉密档案，利用者须持单位介绍信或公函、本人有效身份证或工作证，经本馆主要领导审批同意后利用。

第九条律师在调查收集和案件有关的特定证据需要利用本馆未开放档案，除需按照上述第七条规定办理，还需持有律师事务所有效介绍信、律师执业证原件、当事人授权委托书和受理案件法院出具的专门调查令、受理案件通知书或应诉通知书等立案证明文件，向本馆提出申请，经本馆主要领导审批同意后利用。

第十条申请利用婚姻档案、退伍军人档案档案、已故人员档案等未开放档案的，按照《婚姻登记档案管理办法》《干部人事档案工作条例》等相关规定办理，经本馆查询利用科负责人审批同意后利用。

第四章利用档案的阅览、复制、摘录和公布

第十一条为保护档案原件，凡本馆已数字化的档案只提供数字化副本利用，原则上不再提供档案原件查阅利用。未数字化的档案可申请调取档案原件查阅利用。如档案处于破损抢救状态或属珍贵档案，本馆暂不提供利用。

第十二条利用者须遵守《中华人民共和国档案法》等法律法规及档案利用的相关规定，服从本馆工作人员安排，在指定的阅览区域内查阅档案，并对所利用的档案负有保护的义务，确保档案材料的完整和安全，不得拍照、录像，严禁折叠、批注、涂改、勾划、撕页、拆散、剪裁、污损、抽出等损坏档案的行为，不得破坏档案材料原有的形状和载体。如有违反，本馆有权停止其利用档案，情节严重的依法追究当事人法律责任。

第十三条利用者须按指定内容阅览，不得翻阅无关内容，复制、摘录档案须经本馆工作人员同意，不得摘录与利用目的无关的内容，应原文照录，不得加注个人意见，并注明档号、摘录人姓名和日期。复制、摘录的档案材料经检查核对无误后，加盖本馆查档专用章方为有效，利用者方可带离本馆。

第十四条阅览涉密档案不得擅自复印、拍照、录像、摘录。经批准形成的涉密档案复制件应当视同原件进行保密管理，摘录形成的涉密载体应当按照保密规定定密并加强管理。

第十五条档案原则上不外借。如有特殊情况确需借出档案使用的，利用者应当提出书面申请，说明理由，须经档案形成（移交）单位及本馆主要领导审批同意，并严格履行登记手续，限期归还。外借期间，由利用者负责借出档案的完整与安全，借出档案不得擅自转借他人。如有违反，本馆有权要求立即归还，情节严重的依法追究当事人的法律责任。

第十六条因编史修志或专题研究、学术研究等申请大量复制利用档案的，利用者须持有相关部门批准文件或出具经单位审核证明的课题立项审批文件，课题未立项的提供经单位审核证明的写作提纲，向本馆提出申请，经本馆分管领导审批同意后利用。

第十七条利用本馆馆藏档案开展拍摄影像资料、展览、编研出版物等项目，利用者须向本馆提出申请，说明利用内容、利用目的等情况，经本馆分管领导批准同意后方可利用。本馆同意后，利用者需根据本馆有关规定和流程，与本馆签订协议，承诺利用的档案内容仅限该次申请利用目的和范围内使用，不另作他用（特别是商业用途），出版、发行成果须向本馆移交一套。如利用本馆馆藏档案数量超过其展品或素材的五分之一（含），应当在出版、发行成果显著位置标注该项目为与本馆合作。

第十八条利用者应妥善保管和依法使用从本馆获得的档案复制件和摘录内容。未经本馆同意，不得以任何形式对档案内容进行再复制、陈列展出、转借、公布，不得擅自将档案复制件以传递、携带、邮寄、互联网传输等方式出境。

第十九条本馆馆藏档案，由本馆依法公布，未经本馆同意，任何组织和个人无权公布。利用者在著述、音像制品中摘录、引用本馆馆藏档案内容，须注明“该档案由仙桃市档案馆提供”或引用“仙桃市档案馆馆藏档案”字样。如需全文引用或用于展览、公布、汇编出版的，须经本馆同意并签订出版协议，否则本馆有权依法追究当事人的法律责任。

第五章附　则

第二十条利用者本人或其公证委托代理人持有效身份证、相关证明材料，来本馆提出跨馆档案利用申请，或本馆收到其他档案馆发出的跨馆档案利用申请资料，按照本馆与其他档案馆签订的档案跨馆利用协议相关规定和流程办理，经本馆查询利用科负责人审批。

第二十一条利用者通过全国档案查询利用服务平台实名认证注册后，向本馆提出网上查档申请，本馆按照平台发布的查档范围、查档程序，对符合受理条件的查档申请进行受理，并根据本制度相关规定和审批流程办理。未查到档案或不符合档案利用规定的，向查档申请人回复并告知原由。

第二十二条利用者持本人有效身份证、相关证明材料，可来本馆申请通过湖北省档案资源利用共享平台代查档案，由本馆工作人员协助向受查档案馆提交查档申请。

第二十三条其他未尽事宜参照国家、省、市有关规定执行。